Privacy Statement

SOLV specialiseert zich in technologie, media en communicatie. Het spreekt voor zich dat wij het recht op privacy en bescherming van persoonsgegevens belangrijk vinden. Daarom leggen wij u in dit privacy statement graag uit welke persoonsgegevens van u worden verwerkt indien u onze website bezoekt, contact met SOLV opneemt of gebruikmaakt van onze diensten, met welk doel en welke rechten u heeft ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens.

Dit Privacy Statement kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. De meest recente versie van het Privacy Statement is op onze website te vinden. In geval van significante wijzigingen die u in aanmerkelijke mate kunnen treffen, streven wij ernaar u daarover direct te informeren. De meest recente versie van dit Privacy Statement dateert van 4 november 2020.

Wie is SOLV en hoe kan ik contact opnemen?

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is SOLV B.V. (‘SOLV’, ‘wij’, ‘onze’, ‘ons’), kantoorhoudende te (1018 BZ) Amsterdam, aan de Anne Frankstraat 121. 

Alle vragen over de verwerking van persoonsgegevens door SOLV kunnen gericht worden aan info@solv.nl, via gewone post gericht aan Anne Frankstraat 121, 1018 BZ Amsterdam en telefonisch op 020 530 0160.

Op wie is dit Privacy Statement van toepassing?

Dit Privacy Statement geldt voor personen die de website van SOLV bezoeken en gebruiken, contact opnemen met SOLV, of gebruikmaken van de diensten van SOLV. In dit Privacy Statement leggen we ook uit hoe we uw persoonsgegevens gebruiken indien u solliciteert voor een functie of stage bij SOLV. Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens verkrijgen in het kader van onze juridische dienstverlening aan cliënten, in het kader van een zaak die wij behandelen, bijvoorbeeld van cliënten zelf, of via (openbare) registers (zoals het Handelsregister van de Kamer van Koophandel of het Kadaster).

Hoe verwerkt SOLV uw persoonsgegevens?

Hieronder vindt u een overzicht van de doeleinden waarvoor SOLV persoonsgegevens over u verwerkt. Daarbij is telkens aangegeven welke persoonsgegevens SOLV voor dat specifieke doel gebruikt, wat de juridische grondslag is om die gegevens te mogen verwerken en hoe lang de gegevens door SOLV worden bewaard. 

Juridische dienstverlening                 

Als u een opdracht verstrekt aan een advocaat van SOLV en SOLV uw zaak in behandeling heeft, worden daarbij in ieder geval uw contactgegevens gevraagd, waaronder uw naam en adres. Om de advocatenpraktijk uit te voeren en cliënten van dienst te kunnen zijn, kan het ook noodzakelijk zijn om andere gegevens te verwerken, bijvoorbeeld informatie die u ons verstrekt voor uw dossier en documentatie waarin gegevens van derden, zoals werknemers, de wederpartij of andere betrokkenen voorkomen. Dit is afhankelijk van de aard van de zaak en de werkzaamheden die SOLV voor haar cliënt verricht.

De verwerking van persoonsgegevens van cliënten is noodzakelijk voor de uitvoering van de opdrachtovereenkomst met de cliënt. De verwerking van gegevens van derden, waaronder wederpartijen, is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van SOLV, te weten het uitoefenen van een advocatenpraktijk en de behartiging van de belangen van de cliënt.

Onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) kan SOLV voorts in bepaalde gevallen verplicht zijn informatie in te winnen, vast te leggen en te bewaren. Het gaat daarbij onder meer om een kopie van uw identiteitsbewijs en gegevens over uw financiële situatie. We zullen uw gegevens voor dit doel enkel gebruiken voor het nakomen van een wettelijke verplichting die op SOLV rust. 

Het niet verstrekken van de noodzakelijke gegevens kan ertoe leiden dat SOLV u niet bij kan staan. Wij bewaren onze dossiers standaard tot vijf jaar na de sluiting daarvan. Na deze periode bewaren wij de dossiers in ons archief voor de duur van twintig jaar.

Financiële administratie                     

Om u te kunnen factureren voor verleende diensten verwerken wij uw contactgegevens. De verwerking van persoonsgegevens voor dit doel is noodzakelijk voor de uitvoering van de opdrachtovereenkomst met de cliënt. Op grond van de Algemene wet inzake rijksbelastingen is SOLV verplicht deze financiële gegevens te bewaren voor een periode van zeven jaar. 

Relatiebeheer

SOLV onderhoudt graag contact met (potentiële) cliënten en andere zakelijke relaties. SOLV gebruikt in dat kader uw (contact)gegevens om u bijvoorbeeld uit te nodigen voor inhoudelijke seminars, cursussen of andere evenementen. De verwerking van uw persoonsgegevens is daarom noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van SOLV. 

Contact                                                       

U kunt op verschillende manieren in contact komen met SOLV, via het contactformulier op de website, per e-mail en telefonisch. De gegevens die wij voor dit contact van u verkrijgen, gebruiken wij alleen om uw vraag te beantwoorden en u van dienst te kunnen zijn. De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van SOLV. We bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is om uw vraag te beantwoorden. 

Werken bij SOLV                                     

Persoonsgegevens die door een sollicitant aan SOLV worden gegeven, worden uitsluitend door SOLV gebruikt om een verantwoord, effectief en efficiënt wervings- en selectieproces mogelijk te maken.

De gegevens en documenten die door u worden verstrekt, waaronder contactgegevens, CV en motivatiebrief, worden door SOLV verwerkt om te bepalen of u in aanmerking komt voor de vacature waarop u heeft gesolliciteerd of, in geval van een open sollicitatie, om te bepalen of u in aanmerking komt voor een positie binnen SOLV, of voor het laten uitvoeren van een assessment.

Deze verwerkingen zijn noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van SOLV. Dat belang bestaat er in dit geval uit om geschikt nieuw personeel te werven.

SOLV bewaart de persoonsgegevens van sollicitanten tijdens de wervings- en selectieprocedure. Uw sollicitatiegegevens worden (in geval van een afwijzing) uiterlijk vier (4) weken na het beëindigen dan wel afronden van de sollicitatieprocedure door SOLV verwijderd. Uitsluitend met uw toestemming bewaart SOLV uw sollicitatiegegevens voor een termijn van een jaar om u te kunnen informeren mocht er op een later tijdstip een passende functie voor u vrijkomen.

Nieuwsbrief

Wij houden u graag op de hoogte over ontwikkelingen op juridisch vlak die in ons vakgebied liggen. Wij sturen onze clienten periodiek e-mail nieuwsbrieven. U kunt zich ook voor de e-mail nieuwsbrief aanmelden. Voor het versturen van e-mail nieuwsbrieven verwerken wij uw e-mail adres en uw naam. De verwerking van uw e-mailadres is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van SOLV, te weten direct marketing. U kunt zich altijd weer afmelden van de nieuwsbrief door te klikken op de unsubscribe button in de nieuwsbrief.

SOLV bewaart uw e-mailadres voor dit doel zolang u bent geabonneerd op de nieuwsbrief en verwijdert uw gegevens uiterlijk één maand na uitschrijving.

E-mailtracking

SOLV heeft een e-mailtrackingfunctionaliteit verwerkt in haar nieuwsbrieven, door een kleine, transparante beeldpixel in de uitgaande nieuwsbrief in te sluiten. Zodra u de nieuwsbrief opent, kan SOLV toegang krijgen tot bepaalde informatie, zoals de naam en achternaam van de ontvanger, het e-mailadres van de ontvanger, bevestiging dat de ontvanger de e-mail heeft ontvangen en geopend, IP-adres van waaraf de e-mail is geopend, of er op een link in de e-mail is geklikt, IP-adres van waaraf op de link is geklikt en browser en besturingssysteem dat gebruikt werd door de persoon die op de link heeft geklikt.

De verwerking van deze persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van SOLV, namelijk om het bereik en de doeltreffendheid van de door SOLV verzonden e-mails te analyseren. De gegevens worden niet langer bewaard dan drie maanden.

Blogs

Op de website van SOLV zijn links opgenomen om blogs te kunnen delen op sociale (media) netwerken of websites van derden, zoals Twitter, LinkedIn of Facebook. Voordat u van die diensten van derde partijen gebruik maakt, is het raadzaam eerst het privacy statement van die derden door te lezen.

In welke gevallen maakt SOLV uw persoonsgegevens bekend aan derden?

SOLV maakt gebruik van diensten van externe bedrijven, onderaannemers en/of leveranciers (zogenaamde verwerkers) die op verzoek van SOLV specifieke taken of opdrachten uitvoeren en met wie uw persoonsgegevens kunnen worden gedeeld. Deze dienstverleners verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend namens SOLV. Op de verwerking door dienstverleners is een zogeheten verwerkersovereenkomst van toepassing, waarin SOLV er zorg voor heeft gedragen dat de dienstverlener alleen de persoonsgegevens zal verwerken in opdracht van SOLV. Het gaat om de volgende partijen:

• Externe hosting providers, waaronder cloud providers voor de opslag en het beheer van uw gegevens;
• Externe partijen met applicaties/tools op het gebied van boekhouding, recruitment, personeelsmanagement en -beheer;
• Andere specifieke taken die zijn uitbesteed betreffen onder meer IT ondersteuning, administratie en e-mailmarketing.

Wij kunnen uw persoonsgegevens ook met derden delen die als verwerkingsverantwoordelijke kwalificeren. Wij kunnen bijvoorbeeld gebruik maken van onderaannemers die juridische adviesdiensten leveren, deurwaarders of fiscalisten, die voor hun eigen doeleinden persoonsgegevens verwerken. Op de verwerking van persoonsgegevens door deze partijen is het eigen privacy statement van de desbetreffende partij van toepassing.

Wij kunnen tot slot uw persoonsgegevens delen met bevoegde autoriteiten, rechtbanken en gerechtshoven alsmede met de Raad en de Deken van de Amsterdamse Orde van Advocaten.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

Sommige van onze dienstverleners zijn gevestigd in een land buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”), namelijk de Verenigde Staten. Om te voldoen aan EU-wetgeving inzake gegevensbescherming bij internationale doorgifte maken wij een zorgvuldige afweging of een afdoende niveau van bescherming kan worden geboden. Waar nodig leggen wij afspraken vast in een doorgifte overeenkomst op basis van modelcontractbepalingen die door de Europese Commissie zijn vastgesteld (Artikel 46, lid 2, sub (c) AVG). Voor meer informatie over de waarborgen inzake internationale doorgifte kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens die staan vermeld in dit Privacy Statement. 

Wat zijn uw rechten?

Onder de privacywetgeving beschikt u over een aantal rechten met betrekking tot uw gegevens en de verwerking ervan:

Recht van inzage

U heeft het recht om van SOLV uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens en, wanneer dat het geval is, om inzage te verkrijgen van die persoonsgegevens en van aanvullende informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens. 

Recht op rectificatie

U heeft het recht om rectificatie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te verkrijgen. Indien mogelijk kunt u aanvullende persoonsgegevens verstrekken om zo de verzameling van persoonsgegevens volledig te maken.

Recht om vergeten te worden

U heeft onder omstandigheden het recht om een verzoek in te dienen om uw persoonsgegevens te wissen. SOLV zal uw persoonsgegevens verwijderen, bijvoorbeeld als uw persoonsgegevens niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld.

Recht op beperking

In sommige gevallen heeft u het recht om van SOLV de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verkrijgen, bijvoorbeeld wanneer u de juistheid van uw persoonsgegevens heeft betwist. Indien het verzoek wordt gehonoreerd, zal SOLV gedurende de termijn van de beperking de betreffende persoonsgegevens niet verder verwerken tenzij dit op basis van de AVG toch geoorloofd is.

Recht op dataportabiliteit

U heeft het recht om uw persoonsgegevens te ontvangen die u verstrekt heeft aan SOLV in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm en u heeft het recht deze gegevens door te sturen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, waar de verwerking is gebaseerd op uw toestemming of op een overeenkomst.

Recht van bezwaar

U heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens die gebaseerd is op de gerechtvaardigde belangen van SOLV. SOLV zal dan de persoonsgegevens niet meer verwerken, tenzij SOLV aantoont dat er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of die verband houden met de instelling, de uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Direct marketing

Wanneer persoonsgegevens ten behoeve van direct marketing worden verwerkt, heeft u te allen tijde het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor dergelijke marketing. In dat geval verwerkt SOLV uw persoonsgegevens niet langer voor die doeleinden.

Intrekken toestemming

Waar de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming heeft u het recht uw toestemming op elk moment in te trekken. De intrekking van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking voordat deze is ingetrokken.

U kunt uw verzoek indienen bij SOLV via info@solv.nl. SOLV beantwoordt uw verzoek zo snel mogelijk, maar in elk geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek. Deze periode kan indien nodig worden verlengd met twee maanden, afhankelijk van de complexiteit van de verzoeken en het aantal daarvan. SOLV informeert u binnen een maand na ontvangst van het verzoek indien een dergelijke verlenging zal plaatsvinden, met vermelding van de reden voor de vertraging. Als SOLV geen actie onderneemt op uw verzoek, informeert SOLV u zo snel mogelijk, maar in ieder geval niet later dan een maand na ontvangst van het verzoek over de redenen om niet in actie te komen. 

Heeft u vragen of klachten?

Wanneer u een vraag heeft over dit Privacy Statement of wanneer u een klacht heeft of u vermoedt dat er inbreuk is gepleegd op wetgeving inzake gegevensbescherming (AVG), kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens in dit Privacy Statement. Wanneer wij uw klacht niet op een bevredigende wijze kunnen oplossen, heeft u het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende instantie. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.

Dit Privacy Statement is geüpdatet op 4 november 2020.