In de zomer van 2004 werd niet alleen de richtlijn 2000/31/EG omgezet in (vooral) het Burgerlijk Wetboek, maar ook werd aan de Algemene Wet Bestuursrecht een nieuwe afdeling toegevoegd over elektronisch bestuurlijk verkeer. In onderstaande gastblog worden de belangrijkste voorgestelde wijzigingen besproken.
Gastblog : mr. Cees Zwinkels
MPC, ICT- en Contractenjurist
info@ceeszwinkels.com
Wijziging van de Algemene wet bestuursrecht in verband met de herziening van afdeling 2.3 van die wet (Wet Modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer)
Verzending door een bestuursorgaan
Uitgangspunt in artikel 2:8 Awb (Wetsontwerp 35261) is dat een bestuursorgaan een elektronisch bericht kan verzenden voor zover geadresseerde heeft aangegeven dat hij voldoende bereikbaar is langs deze weg.
In de Awb zal ook in de toekomst niet genormeerd worden in welke situaties elektronisch verkeer verplicht is. In de specifieke en sectorale wet- en regelgeving dient de normering voor het elektronisch berichtenverkeer te worden geregeld. Een bekend voorbeeld is het verplicht stellen van digitaal verkeer tussen de belastingplichtige en de Belastingdienst vanaf 2018.
Het ontwerp van notificaties, reeds bekend binnen het stelsel van basisregistraties, wordt nu ook vastgelegd in de Awb. In artikel 2:10 Awb (Wetsontwerp 35261) is opgenomen dat indien een bestuursorgaan een elektronisch bericht plaatst in een systeem voor gegevensverwerking (denk aan een berichtenbox, zoals Mijn Overheid), de geadresseerde binnen 48 uur een notificatie hieromtrent moet ontvangen.
Notificatieberichten moeten helder zijn naar burgers. In een notificatiebericht moeten minimaal de volgende gegevens worden opgenomen:
- een aanduiding van het verzendende bestuursorgaan dat het bericht plaats in de berichtenbox;
- de aard en de rechtsgevolgen van het bericht (bijvoorbeeld een ontvangstbevestiging, een beschikking of een uitnodiging voor het geven van een zienswijze), en;
- de termijn, waarbinnen de geadresseerde kan of moet reageren (bijvoorbeeld een termijn voor bezwaar maken).
Als het bestuursorgaan het notificatiebericht niet heeft verzonden, dan kan de overschrijding van een termijn die is aangevangen met de verzending van het bericht, waarop de kennisgeving betrekking heeft, niet worden tegengeworpen aan de geadresseerde. Het onderwerp van de verschoonbare termijnoverschrijding is geregeld in artikel 2:22 Awb (Wetsontwerp 35261).
Verzending aan een bestuursorgaan
Vertrekpunt is het onderscheid tussen officiële berichten en niet-officiële berichten. Zie de artikelen 2:13 en 2:14 Awb (Wetsontwerp 35261). De relevantie van het onderscheid is dat een bestuursorgaan een verzonden elektronisch bericht van de zijde van de geadresseerde niet mag weigeren in geval van een officieel bericht (denk aan bijvoorbeeld aanvragen, zienswijzen en bezwaar- en beroepschriften in de Awb).
Bij wettelijk voorschrift of bij besluit van het bestuursorgaan kan met betrekking tot de verschillende typen berichten verschillende wijzen van verzending worden aangewezen. Toetsingscriterium is het aanwijzen van een betrouwbare en vertrouwelijke manier van verzenden. Is daarmee gezegd dat sociale media, zoals Facebook en Whatsapp, afvallen als bron voor het voldoende betrouwbaar en vertrouwelijk verzenden van elektronische berichten? Resteren dus slechts alternatieven, zoals berichtenboxen en ‘pre filled’ webformulieren, opgesteld door het bestuursorgaan en die versleuteld moeten worden verstuurd naar datzelfde bestuursorgaan?
Als dus de verzender toch een andere dan de aangewezen elektronische weg heeft gebruikt, kan het bestuursorgaan er mee volstaan de verzender mede te delen dat het bericht langs een andere elektronische weg moet worden ingediend. De uitzonderingen op deze hoofdregel, vastgelegd in artikel 2:16 eerste lid Awb (Wetsontwerp 35261) zijn opgenomen in hetzelfde artikel. Het bestuursorgaan kan het bericht zonder nadere bewerking behandelen als het technisch mogelijk is het bericht af te handelen (artikel 16 sub a Awb). Het bericht dient ook afgehandeld te worden, als het gaat om een bezwaarschrift of een beroepschrift (artikel 16 sub b Awb).
Tevens wordt opgemerkt dat een bestuursorgaan een elektronisch bericht kan weigeren voor zover de aanvaarding zou leiden tot een onevenredige belasting (bijvoorbeeld wegens de omvang van de documenten) voor het bestuursorgaan of voor zover de betrouwbaarheid en vertrouwelijkheid van het bericht onvoldoende is gewaarborgd (bijvoorbeeld onvoldoende duidelijkheid over de identiteit van de verzender).
Ontvangstbevestiging
Het bestuursorgaan bevestig conform art. 2:17 Awb (Wetsontwerp 35261) de ontvangst van een elektronisch bericht, tenzij het bestuursorgaan en de verzender gebruik maken van hetzelfde systeem voor gegevensverwerking en de verzender kan zien dat het bericht van het bestuursorgaan beschikbaar is.
Bewijslast
Mede omdat de concrete normering ontbreekt met betrekking tot de nieuwe voorschriften – kunnen aanzienlijke bewijsproblemen ontstaan in de bestuursrechtelijke praktijk. Op basis van artikel 2:25 Awb (Wetsontwerp 35261) zal op het bestuursorgaan de bewijslast rusten om de verzending en ontvangst van elektronische berichten aannemelijk te maken. Dit, in de situatie dat de geadresseerde toegang heeft tot het bericht in een systeem voor gegevensverwerking, waarvan het bestuursorgaan gebruik maakt.
De invulling van artikel 2:25 Awb zal bestuursorganen een sterke stimulans gegeven om hun logging conform de AVG op orde te gaan brengen. Worden slechts datum en tijdstip van de verwerking van een bericht vastgelegd? En hoever ga je met logging per type berichten? Worden bijvoorbeeld alle te verzenden en te ontvangen berichten plus bijlagen gelogd?
