De deurwaarder staat op de stoep vergezeld door een slotenmaker, IT-deskundige en hulpofficier van justitie, of een heel team aan deurwaarders en IT-deskundigen. Zij lopen na een bewijsbeslag de deur uit met een hele hoop informatie. Ook vertrouwelijke gegevens over uw werknemers, financiën, klanten en bedrijfsprocessen zijn door de deurwaarder meegenomen. U wilt niet dat deze informatie terecht komt bij de beslaglegger en andere derde partijen. In deze blog bespreek ik de mogelijkheden om uw vertrouwelijke gegevens te beschermen als deze zijn beslagen.
Vertrouwelijke gegevens in het beslag
Er mag beslag worden gelegd op vertrouwelijke gegevens. Vertrouwelijke gegevens zijn regelmatig juist onderwerp van het bewijsbeslag. Denk aan concurrentiegevoelige informatie zoals contracten, orders en financiele gegevens of werken die worden beschermd door een intellectueel eigendomsrecht. Ook privacygevoelige informatie zoals gegevens over werknemers en klanten mag worden beslagen.
Deurwaarder moet vertrouwelijkheid waarborgen
Bij een bewijsbeslag moet de deurwaarder de vertrouwelijkheid van de in beslag te nemen bewijsmiddelen waarborgen. In het verlof wordt dit expliciet opgenomen. De deurwaarder moet ook de IT-deskundige een geheimhoudingsovereenkomst laten tekenen en nagaan of hij een aansprakelijkheidsverzekering heeft. De deurwaarder en IT-deskundige mogen geen informatie over de beslagen bewijsmiddelen verstrekken aan de beslaglegger en derden. Als een deurwaarder die informatie wel verstrekt, dan kan hij strafrechtelijk worden vervolgd. Daarnaast kan hij civielrechtelijk en tuchtrechtelijk aansprakelijk zijn.
Bewaring door een onafhankelijke partij
De beslaglegger krijgt niet direct de beschikking over de beslagen bewijsmiddelen. Een onafhankelijke derde neemt deze na het beslag eerst in bewaring. Dit kan bijvoorbeeld de deurwaarder of een notaris zijn, maar in veel gevallen is de IT-deskundige ook de bewaarder. Ook gedurende de bewaring moeten de deurwaarder en IT-deskundige geheimhouding in acht nemen, in ieder geval totdat de beslagene of de rechter toestemming heeft gegeven aan de beslaglegger om de beslagen bewijsmiddelen in te zien.
Tot dit moment zijn de vertrouwelijke gegevens in het beslag dus in ieder geval beschermd. De beslaglegger heeft de stukken nog niet gezien of verkregen. Daarvoor heeft de beslaglegger toestemming nodig van de beslagene of de rechter.
Inzage in de beslagen vertrouwelijke bewijsmiddelen
De beslagene geeft toestemming
Als de beslaglegger toestemming geeft om de bewijsmiddelen in te zien, dan kunnen partijen afspraken maken ten aanzien van de vertrouwelijke gegevens. De beslagene of een deskundige kan vertrouwelijke gegevens zoals namen van werknemers, klanten en producten zwart maken, coderen (X,Y,Z) of verwijderen. Een andere optie is dat de advocaat van beslaglegger de stukken eerst bekijkt om te beoordelen in hoeverre de informatie relevant en noodzakelijk is voor de onderbouwing van de vordering van beslaglegger. Een andere optie is dat een onafhankelijke derde inzage neemt en daarover een rapport opstelt. Verder kunnen partijen afspreken dat alleen bepaalde, aangewezen personen kennis mogen nemen van de vertrouwelijke gegevens, eventueel na ondertekening van een geheimhoudingsovereenkomst.
Vertrouwelijkheid van gegevens kan dus op verschillende manieren worden gewaarborgd. Per geval moet worden bekeken welke maatregelen passend zijn.
Inzageverzoek aan rechter
Als de beslagene geen toestemming geeft voor inzage, dan moet de beslaglegger de rechter vragen om de beslagen bewijsmiddelen in te mogen zien.
De beslagene kan tegen die inzagevordering het verweer voeren dat gegevens vertrouwelijk zijn en daarom niet hoeven te worden verstrekt. Dit verweer moet goed gemotiveerd worden. Indien mogelijk is het aan te raden een voorstel te doen voor een wijze waarop wel inzage kan worden gegeven maar de vertrouwelijkheid van gegevens blijft gewaarborgd. In de regel maken rechters een belangenafweging tussen het belang om de gegevens geheim te houden en het belang van de beslaglegger bij het verkrijgen van de bewijsmiddelen. Ook de rechter kan aan de inzage voorwaarden verbinden. Die voorwaarden kunnen hetzelfde zijn als de maatregelen die ik hierboven noem.
Rechters beoordelen een vertrouwelijkheidsverweer in de regel kritisch, maar uit onderstaande praktijkvoorbeelden blijkt dat een goed gemotiveerd verweer onder omstandigheden kan worden gevolgd.
Enkele praktijkvoorbeelden
De voorzieningenrechter van de rechtbank Rotterdam heeft zich recent gebogen over de vraag of EssilorLuxottica (EssiLux) inzage mocht nemen in vertrouwelijke gegevens die bij haar concurrent Grandvision en diens aandeelhouder HAL Optical Investments (HAL) waren beslagen. De voorzieningenrechter gaf daarvoor geen toestemming.
EssiLux heeft de aandelen van HAL in Grandvision onder voorwaarden overgenomen. EssiLux vermoedt dat Grandvision als gevolg van de coronacrisis haar bedrijf niet zoals gebruikelijk voert en zonder instemming van EssiLux noodmaatregelen heeft getroffen. Dit zou gevolgen kunnen hebben voor de (financiële) positie van Grandvision. Essilux heeft Grandvision gevraagd om een groot aantal documenten te verstrekken om haar vermoeden te kunnen controleren. Grandvision heeft het een en ander verstrekt, maar volgens Essilux niet alles. Zij heeft daarom beslag laten leggen bij Grandvision en HAL.
Vervolgens vraagt EssiLux toestemming aan de rechter om inzage te mogen nemen in de beslagen stukken. Grandvision en HAL hebben een vertrouwelijkheidsverweer gevoerd. De voorzieningenrechter is van mening is dat de beslagen stukken bedrijfsvertrouwelijke informatie bevatten en Essilux daar als concurrent van Grandvision onredelijk voordeel van zou kunnen genieten. De voorzieningenrechter geeft daarom geen toestemming aan Essilux om de beslagen stukken in te zien.
In ander kort geding bij de rechtbank Utrecht dat Viruswaarheid tegen de Staat is gestart vorderde Viruswaarheid inzage in de gespreksverslagen en notulen van het Outbreak Management Team (OMT). Viruswaarheid wil beoordelen of de maatregelen in verband met corona redelijk en noodzakelijk zijn. De Staat voerde aan dat de notulen vertrouwelijk zijn omdat leden van het OMT vrijelijk van (soms controversiële) gedachten moeten kunnen wisselen, zonder dat zij daar later op kunnen worden aangesproken. Als de vertrouwelijkheid niet kan worden gegarandeerd, zal de bereidheid om deel te nemen aan het OMT afnemen met alle gevolgen van dien voor de epidemiebestrijding. De voorzieningenrechter acht het belang van de Staat bij handhaving van vertrouwelijkheid, groter dan het belang van Viruswaarheid bij het inzien van de notulen en stond inzage niet toe.
Geheimhouders
Wettelijke geheimhouders kunnen weigeren om vertrouwelijke informatie te verstrekken. Dit vloeit voort uit het verschoningsrecht. Medici, advocaten en notarissen bijvoorbeeld kunnen zich beroepen op dit verschoningsrecht. Het betekent wel dat zij alleen de informatie die in die hoedanigheid is toevertrouwd niet hoeven te verstrekken. Als een derde vertrouwelijke stukken bij een geheimhouder heeft neergelegd, dan kan die derde geen beroep doen op het verschoningsrecht.
Vertrouwelijke gegevens die zijn beslagen worden dus niet zomaar verstrekt aan de beslaglegger. Er zijn verschillende mogelijkheden om deze vertrouwelijke gegevens te beschermen.
