Een notariskantoor en notaris hebben niet in strijd gehandeld met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) door het nieuwe, geheime adres van de verkopers in de concept-leveringsakte op te nemen en te delen met de makelaar en de kopers. Dat volgt uit een uitspraak van de rechtbank Limburg van 26 februari 2020.
Feiten
Op 18 juni 2017 zijn eisers in hun woning ernstig mishandeld door de zoon van een van eisers. De zoon heeft psychische problemen en heeft in de periode die volgde meerdere doodsbedreigingen geuit jegens eisers. Zij hebben daarop besloten te verhuizen naar een andere woning.
Gelet op de omstandigheden wensten zij het adres van hun nieuwe woning geheim te houden. Daartoe hebben zij bij de gemeente waar dit adres onder valt een verzoek tot verstrekkingsbeperking ingediend. Dit betekent dat gegevens uit de Basisregistratie Personen, waaronder het adres, niet aan derden worden verstrekt, voor zover dat wettelijk gezien mogelijk is.
Eind 2018 is het eisers gelukt hun woning te verkopen. In de concept-leveringsakte bleek echter het nieuwe, geheime adres van een van de verkopers te zijn opgenomen. Deze concept-akte, en dus ook het geheime adres, is door een medewerkster van het notariskantoor gestuurd naar de verkopers, hun makelaar en aan de kopers.
In de procedure voor de rechtbank Limburg proberen de verkopers vervolgens de notaris en het notariskantoor onder meer aansprakelijk te stellen op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Is de AVG van toepassing?
De rechtbank beoordeelt eerst of er sprake is van een verwerking van persoonsgegevens waarop de AVG van toepassing is. De AVG is van toepassing wanneer er sprake is van een geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens. Daarnaast is de AVG van toepassing op de handmatige verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen.
Met het opnemen van het nieuwe geheime adres van een van de verkopers in de concept-leveringsakte wordt een persoonsgegeven van deze verkoper verwerkt. Er is namelijk sprake van informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (“de betrokkene”), te weten de verkoper . Met het vastleggen van het (nieuwe geheime) adres is voorts sprake van het verwerken daarvan.
Hoewel in de concept-akte niet de naam van de tweede koper wordt vermeld en daarmee niet direct het in de concept-akte opgenomen adres valt te herleiden tot hem , kan dit (geheime) adres door koppeling aan andere gegevens wel degelijk door de notaris alsnog tot hem worden herleid. Ten aanzien van ook deze tweede verkoper is dus ook sprake van een indirect identificerend gegeven.
De rechtbank is verder van oordeel dat de betreffende persoonsgegevens zijn opgenomen in een bestand, dan wel dat zij zijn bestemd om te worden opgenomen in een bestand. De AVG is dus van toepassing.
Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?
De verwerkingsverantwoordelijke is degene die ‘doel en middelen’ bepaalt voor de verwerking en dus hoe en waarom er persoonsgegevens worden verwerkt. De verwerkingsverantwoordelijke is degene die de verantwoordelijkheid heeft voor het naleven van de AVG.
De notaris en het notariskantoor stelden dat de notaris ten onrechte is gedagvaard. Het geheime adres is namelijk niet door de notaris zelf gedeeld. Het was een medewerkster van het notariskantoor die de concept-akte heeft opgesteld, die daarin het geheime adres van het nieuwe huis van de verkopers heeft vermeld en die de concept-akte heeft gestuurd aan de makelaar en aan de kopers. De medewerkster is een hulppersoon van het notariskantoor, maar niet van de notaris.
Naar het oordeel van de rechtbank moeten echter zowel de notaris als het notariskantoor worden aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijken in de zin van de AVG. Zowel de notaris als het notariskantoor zijn immers verantwoordelijk voor de zorgvuldige totstandkoming van de te passeren akten.
Is de verwerking van het adres rechtmatig?
Persoonsgegevens mogen uitsluitend worden verwerkt indien daar een wettelijke grondslag voor bestaat. Deze gronden staan limitatief opgesomd in artikel 6 AVG. Persoonsgegevens mogen bijvoorbeeld worden verwerkt als de betrokkene hiervoor toestemming heeft gegeven. Persoonsgegevens mogen ook worden verwerkt als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst, bijvoorbeeld het adres om een bestelling af te leveren.
De notaris en het notariskantoor hebben in dat kader aangevoerd dat de verwerking rechtmatig is, omdat deze noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen.
De rechtbank oordeelt dat de verwerking van het nieuwe en geheime adres op deze grond inderdaad gerechtvaardigd is. Nadat een eigendomsoverdracht is ingeschreven, informeert het Kadaster de partijen bij de leveringsakte over de aangepaste registratie. Het opnemen van het nieuwe adres van de verkopers dient ertoe dat het Kadaster weet naar welk adres het voor de verkopers bestemde bericht moet worden gezonden.
Overigens wijst de rechtbank erop dat op grond van de wet de notariële akte het adres van zowel de kopers als de verkopers dient te vermelden. Dat was in dit geval dus het nieuwe, geheime adres van de verkopers. Gelet hierop was het naar het oordeel van de rechtbank noodzakelijk voor de uitvoering van de koopovereenkomst dat in de concept-leveringsakte het nieuwe (geheime) adres werd opgenomen.
Dit betekent dat de notaris en het notariskantoor niet onzorgvuldig en dus niet onrechtmatig jegens de verkoper hebben gehandeld.
