IE-, IT-recht en privacy voor startups: waar moet je op letten?

Ook als startup ontkom je er niet aan: IE, IT-recht en de bescherming van persoonsgegevens. Wat zijn zaken waar je beducht op moet zijn?   

Begrijp wat IE-rechten zijn en hoe ze werken

Er zijn verschillende IE-rechten die allemaal ergens anders op zien en anders werken. Het is belangrijk om de verschillen tussen deze IE-rechten goed in je achterhoofd te houden. De belangrijkste IE-rechten waar je als startup mee te maken kunt krijgen zijn:

• Auteursrecht: het auteursrecht ziet op de bescherming van creatieve prestaties. Hierbij kun je denken aan kunst of literatuur, maar ook slagzinnen, lettertypes, logo’s of foto’s kunnen auteursrechtelijk beschermd zijn. Het voorwerp zelf is irrelevant: het gaat er puur om of het voorwerp oorspronkelijk genoeg is om beschermd te kunnen worden. Auteursrecht ontstaat vanzelf, inschrijving is niet nodig.
• Octrooirecht: het octrooirecht (octrooi is de Nederlandse term voor het Engelse patent) ziet op de bescherming van technische prestaties. Hierbij kun je denken aan uitvindingen als vingerafdrukscanners of computerprogramma’s. Octrooien zijn beperkt houdbaar en zijn pas geldig als deze zijn ingeschreven in een octrooiregister. Het inschrijven en onderhouden van octrooien kan duur zijn, aangezien onderzoek van professionals nodig is hiervoor.
• Merkenrecht: het merkenrecht beschermt tekens die waren of diensten van een bepaalde onderneming kunnen onderscheiden van anderen. Hierbij kun je denken aan de woorden ‘Coca Cola’ of aan het swoosh-logo van Nike. Het is irrelevant in welke vorm het merk is gedeponeerd: zolang het maar in staat is om goederen of diensten te onderscheiden kan het merk bestaan. Merken zijn (mits verlengd) oneindig houdbaar en moeten worden ingeschreven in een merkenregister.
• Handelsnaamrecht: je kunt optreden tegen ongeoorloofd gebruik van handelsnamen die verwarring wekken met jouw handelsnaam. Voor bescherming op grond van het handelsnaamrecht is geen inschrijving nodig: genoeg is dat je naar buiten toe een onderneming drijft onder een bepaalde handelsnaam.

Voordat je begint

Al lijkt de door jou gekozen bedrijfsnaam nog zo leuk en uniek, het blijft een mogelijkheid dat iemand anders die naam al gebruikt voor zijn bedrijf. Om te voorkomen dat jouw bedrijfsnaam inbreuk maakt op IE-rechten van anderen, is het goed om research te (laten) doen naar de beschikbaarheid van de naam van je te beginnen onderneming.

Maak daarnaast een bewuste keuze over de bedrijfsvorm: is bijvoorbeeld een eenmanszaak, een VOF of een B.V. het meest wenselijk? Iedere bedrijfsvorm heeft zo zijn voordelen. Een eenmanszaak is gemakkelijk en met weinig geld op te richten, en een B.V. zorgt er weer voor dat je maar beperkt aansprakelijk bent voor verbintenissen die je namens je onderneming sluit. Wanneer je kiest voor een B.V. als rechtsvorm, is het aan te raden om je IE-rechten in een aparte B.V. onder te brengen, een zogenoemde IE B.V. Hiermee voorkom je dat als de werk-B.V. failliet gaat alle intellectuele eigendomsrechten aan de curator toekomen.

Let er verder op dat je de arbeidsovereenkomst met je ex-werkgever (en die van anderen die bij je in je startup komen werken) goed checkt op concurrentiebedingen. In sommige  arbeidsovereenkomsten is namelijk een bepaling opgenomen die het niet toestaat om binnen een bepaalde periode werkzaamheden te verrichten bij ondernemingen met concurrerende activiteiten.

Let op met het gebruik van foto’s

Als je gebruik wilt maken van foto’s op je website, check dan goed of je wel gerechtigd bent om deze foto’s te gebruiken. Gebruik je foto’s waar auteursrechten van anderen op rusten, dan kun je een claim verwachten. Er is een groot aantal zaken bekend waarin men achteloos foto’s overnam en er vanuit ging dat deze niet beschermd waren. Het risico bestaat dan dat je flink zal moeten betalen. Wees dus gewaarschuwd!

Zorg voor kwalitatief goede documentatie

Zelf je contracten opstellen lijkt erg gemakkelijk, zeker met een van het internet geplukt voorbeeld. Het lijkt vaak een kwestie van het aanpassen van partijen en het schrappen of bijvoegen van een aantal woorden en klaar is kees. Fouten zijn echter snel gemaakt. Laat je contracten dus altijd checken of maken door juristen, of stel je contract op met een generator zoals Vraaghugo.nl.

Vooral als je gebruik maakt van ICT (en welke startup maakt daar tegenwoordig geen gebruik van?) kan je grote contractuele risico’s lopen. Heb je bijvoorbeeld goed geregeld  welke diensten precies geleverd moeten worden? En is er iets geregeld over wat je kunt doen als je niet tevreden bent over de geleverde diensten? En ben je bijvoorbeeld een goede exit-regeling overeengekomen?

Ook komen veel geschillen voort uit onenigheid over de vraag wie rechthebbende is op een IE-recht. Dit maakt dat het verstandig is om verantwoordelijkheden binnen je startup duidelijk te verdelen en, indien mogelijk, op papier te krijgen wie verantwoordelijk is voor welke creatie. In het kader van het auteursrecht verdient in het bijzonder opmerking dat degene die feitelijk iets heeft geschapen de auteursrechthebbende is. Is er sprake van een werkgever-werknemer-relatie? Dan komen de auteursrechten (op grond van artikel 7 van de Auteurswet) toe aan de werkgever. Hiervoor is deze specifieke verhouding benodigd, voor een freelancer gaat dit artikel dus niet op!

Wees attent op alternatieven

Het kan kostbaar zijn om IE-rechten in te schrijven of in stand te houden. Vooral octrooien en merken kunnen grote kostenposten vormen. Er zijn echter alternatieven. Om de binnen je startup ontwikkelde technologie te beschermen kan je bijvoorbeeld ook geheimhoudingsovereenkomsten met je personeel sluiten. Je bent er dan relatief goedkoop van verzekerd dat je technologie binnen je startup blijft.

Persoonsgegevens verwerken

De Wet bescherming persoonsgegevens regelt wat er wel en niet mag gebeuren met de persoonsgegevens van mensen. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die over iemand gaan, of naar een persoon te herleiden zijn. Dit kunnen bijvoorbeeld NAW-gegevens, kentekens of IP-adressen zijn. De Wbp verstaat onder het verwerken van persoonsgegevens alle handelingen die een organisatie kan uitvoeren met persoonsgegevens. Als je als startup big data verzamelt om gericht advertenties te kunnen tonen of gebruikers profielen laat maken met informatie over henzelf verwerk je persoonsgegevens. Je zult je dan moeten houden aan de Wbp.

In de Wbp is onder meer bepaald dat persoonsgegevens op behoorlijke en zorgvuldige wijze moeten worden verwerkt, voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden worden verzameld en dat ze niet verder worden verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen. Daarnaast moet er een geldige grondslag zijn voor verwerking en mogen persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk. Ook is er sinds 1 januari dit jaar een meldplicht in het geval er persoonsgegevens zijn gelekt. Kortom, genoeg om rekening mee te houden op het gebied van privacy.

Met dank aan Jules van Engelen