Vandaag liep een collega langs met een boek over de Supreme Court van Singapore en vroeg of ze het mocht lenen. Ik gaf aan dat als ze het interessant vond ze het ook wel mocht hebben. Ik kreeg het boek 15 jaar terug van een mederwerker van de Supreme Court, die aan een internationaal project meewerkte. Op basis van haar Engelse stuk schreef ik in 2002 een artikel over ICT en rechtspraak in SIngapore. Het is, mede in het licht van het bericht wat ik gisteren zag over KEI onvoorstelbaar dat meer dan 15 jaar geleden Singapore al veel verder was met ICT in de rechtspraak dan Nederland in 2018. Ik moet bekennen dat ik geen idee heb van de huidige staat van de rechtspraak in Singapore, maar onderstaand artikel uit 2002 (long read) is bijzonder instructief, met een bijzonder slotzin (uit 2002): 

Niet allerhande IT-gebruik ineens invoeren, maar stukje bij beetje. Het is mijns inziens wel de hoogste tijd dat in Nederland verdere stappen worden gezet.

ICT & derechterlijke macht van Singapore: waarin een klein land groot kan zijn[1]

ThianYee Sze & Arno R. Lodder[2]

Ondanks goede bedoelingen en vele interessante, deels mislukte projecten beweegt de Nederlandse rechterlijke macht zich slechts langzaam in de richting van een aan de huidige stand van de ICT aangepaste organisatie. Illustratief is onder andere dat door verschillende medewerkers tot voor kort (nog?) gebruik gemaakt werd van het uit begin jaren negentig stammende tekstverwerkingspakket Wordperfect 5.1 en dat de invoering van Word (JustWord) om verschillende redenen flink vertraagd is.

In Singapore was de toestand van derechterlijke macht eind jaren tachtig zorgelijker dan deze in Nederland ooit isgeweest. In de afgelopen 10 jaar is een onbetrouwbare, slecht werkende organisatie omgetoverd tot een goed lopend rechtsbedrijf. Motor achter deze ontwikkeling is de steeds verdergaande invoering van ICT. Reden om aan deze omslag in R&EM aandacht te besteden, is dat niet alleen voor de Nederlandse rechterlijke macht de in Singapore opgedane ervaringen bij de invoer van ICT interessant zijn, maar meer in het algemeen voor iedere in de rechtspraktijk werkende jurist of ICT-er. Een voor deze bijdrage aardige bijkomstigheid is dat op 24 april 2002 het SupremeCourt van Singapore voor hun ‘Electronic Litigation System’ de nationale Infocomm award voor de toepassing van innovatie ICT heeft ontvangen. Het was voor het eerst dat deze award niet naar een bedrijf, maar naar een overheidsinstelling ging.

Kort over Nederland

Over een elektronisch dossier werd in het in 2000 verschenen rapport Informatietechnologischeondersteuning binnen het Strafprocesrecht het volgende opgemerkt:[3]

“Dat er naast papieren dossiers tevenselektronische varianten zullen gaan bestaan, is zeer waarschijnlijk. Opvallend is wel dat al in 1991, en wellicht ook al daarvoor, werd gesproken van wat toen het papierloos parket werd genoemd[4] en dat op dit moment de realisering ervan nog steeds ver weg lijkt.” De wil om informatie elektronisch te ontsluiten via digitale dossiers bestaat dus al langere tijd, maar vooralsnog blijft de uitvoering bij de plannen achter. Bij mijn weten is er op dit moment nog steeds geen elektronische dossier in gebruik bij de rechterlijke macht en vindt uitwisseling van stukken vrijwel uitsluitend in papieren vorm plaats.

Elders in dit nummer beschrijft Ronald van den Hoogen het wat moeizaam uit de startblokken komende proeflokaal ICT te Zutphen.

De bovenstaande voorbeelden zouden zonder al te veel moeite uitgebreid kunnen worden. Dit staat in schril contrast met de huidige inzet van ICT bij de rechterlijk macht van Singapore. Niet alleen worden inmiddels elektronische dossiers gebruikt, ook zijn er in Singapore rechtszalen die veel meer weg hebben van het geavanceerde Courtroom21 dan van het proeflokaal ICT. Over deze en andere ICT-inzet volgt hieronder een overzicht.

De aanleiding

Eind jaren 80 verkeerde de rechterlijke macht in Singapore in een deplorabele staat. Net als momenteel in Nederland waren er duizenden zaken die op behandeling wachtten, waarvan sommigen al meer dan 10 jaar. Zittingen werden regelmatig gecanceld en van veel zaken was de zittingsdatum over 3 jaar of soms zelfs nog later gepland. Mede hierdoor had de Advocatuur en de Rechterlijke macht een laissezfaire houding. Niet verwonderlijk dat als gevolg hiervan het vertrouwen da tde burgers in de rechterlijke macht hadden niet al te groot was. Door de lange doorlooptijden zagen velen af van juridische procedures. Van daadwerkelijke toegang tot een onafhankelijke rechter was dus nauwelijks sprake: “Justicedelayed is justice denied.”

De eerste aanzet

Een belangrijke oorzaak van de vertragingen in de afhandeling van zaken was de slechte toegang tot relevante informatie over aanhangige zaken. Speerpunt in het beleid van de in september 1990 aangetreden ‘Head of Judiciary’ Yong Pung How om de achterstanden in zaken weg te werken was het opzetten van een case management systeem. Civil System was een eerste systeem dat begin jaren negentig werd ontwikkeld. Met behulp hiervan kon he tverloop van een zaak gevolgd worden. Bovendien beschikte het systeem over een alarmeringsfunctie. Als er gedurende enige tijd weinig of niets in een zaak gebeurde, dan werd hiervan aan de betrokken partijen door het systeem melding gemaakt en werd een zitting gepland. Mede als gevolg van de inzet van dit systeem werden alle civiele zaken binnen een jaar, en veel zaken zelfs binnen zes maanden afgewikkeld.

Technology Court

Mede door het succes van het Civil System ontstond de overtuiging dat de traditioneel papier-gebaseerde juridische procedures moesten worden vervangen door een op elektronisch uitwisseling van informatie geënt proces. De grootste uitdaging bestond er uit de attitude van juristen ten aanzien van het gebruik van technologie te veranderen. Er werd om die reden voldoende tijd uitgetrokken om de leden van de juridische beroepsgroepen te laten wennen aan het werken in een elektronische omgeving,vooraleer te komen tot grootschalige invoering van technologie.

  

Afbeelding 1 – Technology Court

 In 1995 werd een eerste experimentelerechtszaal voorzien van allerhande technologische snufjes geopend. Deze zaalbeschikte over video-conferencing apparatuur, digitale geluidsopnamesystemen enallerhande andere computertoepassingen. Het idee was dat rechters en advocatendoor te werken in een dergelijke rechtszaal het gebruik van de techniek vanzelfzouden gaan waarderen. Anders dan in het geval van Proeflokaal ICT werden indeze rechtszaal echte zaken behandeld. Doordat een groot aantal zaken metsucces in deze Technology Court 1 werden behandeld, ontstond de noodzaak eentweede Technology Court in te voeren. De vier belangrijkste onderdelen vanTechnology Court 2 zijn: bewaken van de procedure (WFM), presenteren vanbewijs, geluidsopnamen van de zittingen en op afstand horen van getuigen.Video-opnamen en computeranimaties werden bijvoorbeeld gebruikt om complexesituaties visueel te presenteren. Ook beschikt de rechtszaal over bijvoorbeeldaansluitingen waardoor advocaten stukken vanaf hun kantoor kunnen downloaden ofinformatie op internet zoeken.

Electronic documents

Het zogenaamde Electronic Litigation Systemproject kende behalve de Technology Courts als belangrijk onderdeel de inzet van elektronische dossiers. Vanaf augustus 1998 is in alle hoger beroepszaken(en zaken waarin het OM in beroep gaat bij de Chief Justice) gebruik gemaakt van elektronische documenten. De reden met deze zaken te beginnen was dat hierdoor juristen zouden zien dat de ‘oudere’ rechters veelvuldig gebruik van geavanceerde IT maakten. Deze rechters behoorden tot de groep die op het eerste gezicht minder snel tot het gebruik van IT geneigd leken. Ter vergelijking, twee jaar terug werd door sommigen bij de Hoge Raad nog met 286 computers gewerkt. In ieder geval was de reden dat Kluwer tot voor kort DOS-programma’s bleef leveren dat door niet iedereen bij de Hoge Raad Windows gebruikt werd. In Singapore bestond derhalve het idee dat wanneer senior-rechters elektronische dossiers zouden gebruiken, anderen eerder daartoe ook zouden overstappen. Dat de wil bij de juridische beroepsgroep met elektronische bestanden te werken zou ontstaan, was te meer noodzakelijk daar vanaf 2000 het elektronisch opslaan van dossiers en verhoren in het algemeen verplicht zou worden. Zoals bekend is de kans op succesvolle invoering van een dergelijke verplichting veel groter wanneer de bereidheid tot het gebruik van IT aanwezig is of men tenminste weet wat het gebruik inhoudt. Mede door voorlichting en het openen van rechtszalen waarin juristen zelf elektronische dossiers konden gebruiken, raakten steeds meer juristen gewend aan het gebruiken van elektronische documenten.

Electronic Filing System

Door het succes van de invoering van Technology Courts en elektronische bestanden was de grondslag gelegd voor de invoering van het Eletronic Filing System, waarmee de gerechtelijk landschap veranderde van een papierberg in een elektronische snelweg. Met het Electronic filing system worden de volgende vier diensten geleverd.

§ Electronic Filing Service: hiermee kunnen alle processtukken via een in juli 2001 opgezette website worden ingediend. Op dit moment worden 80% van alle processtukken elektronisch ingediend, tot op heden meer dan 750.000 documenten. Voor advocatenkantoren di eniet over internettoegang beschikken zijn er twee zogenaamde Service Bureaux ,een soort digitale trapvelden voor de juristerij.

§ Electronic Extracts Service: hiermee kunnen kopien of uittreksels van processtuken via het internet worden opgevraagd. Dit kan door online te zoeken in de bij een zaak horende stukken of door verlangde stukken te laten emailen.

§ Electronic Service of Documents Facility: hiermee kunnen processtukken naar andere advocatenkantoren worden gestuurd. Wanneer stukken via dit systeem verzonden zijn, dan is voldaan aan alle procesrechtelijke vereisten. Het systeem maakt gebruik van certificaten(elektronische handtekeningen).

§ Electronic Information Service: hiermee kunnen de databanken van de gerechten online worden doorzocht.

 

Een aardig onderdeel van het Electronic Filing System waarvan het bestaan niet direct afgeleid kan worden uit de bovengenoemde diensten is het VAN Operator FilingProcessing System. Hiermee worden ingediende stukken automatisch op de juiste plek afgeleverd en bovendien de verschuldigde proceskosten automatisch door-en afgerekend.

 

Vanaf het prilste begin is bij de ontwikkeling van het Electronic Filing System door de rechterlijk macht samengewerkt met Singaporese Juristenvereniging, de Singaporese Academy of Law en het OM. Ook de ontwikkelaar van het systeemonderhield contact met de genoemde doelgroepen. Dergelijke samenwerking is voor het slagen van een automatiseringsproject van groot belang: voor het creëren van draagvlak en vanwege de voor de ontwikkeling onmisbare input van de beoogde gebruikers. In de praktijk wordt dit nogal eens over het hoofd gezien of wordt hier onvoldoende aandacht aan besteed.

 

In maart 1997 werd begonnen met het Electronic Filing System project. Advocaten konden vrijwillig gebruik maken van de mogelijkheid processtukken elektronisch in te dienen. Problemen die ze hierbij ondervonden werden verholpen door verbeteringen in het systeem aan te brengen. Na 3 jaar testen werd deze eerste fase van het project(1.0) afgesloten. Een reden het systeem gefaseerd in te voeren was onder andere dat zo de gebruikers langzaam aan het gebruik ervan konden wennen. Daarnaast is het systeem gecompliceerd en bestaat bij gefaseerde invoering in iedere fase de mogelijkheid ontdekte tekortkomingen te repareren. Een klassiek voorbeeld in Nederland van een niet gefaseerd ingevoerd systeem dat tot de nodige probleme nleidde, is het voor de uitvoering van de Wet Studiefinanciering gebruikte systeem. Het vernieuwde COMPAS, het administratieve systeem in strafzaken, is een voorbeeld van een systeem dat wel gefaseerd wordt ingevoerd.

Sinds maart 2000 is het verplicht om dagvaardingen via het Electronic Filing System in te dienen. Voor dagvaardingen is gekozen omdat 80% van de bij de gerechten ingediendestukken dagvaardingen zijn en hiermee de verwachte impact binnen de juridischediscipline het grootst zou zijn.

  

Afbeelding 2 – Hete-filing system

 

Tussen maart 2000 en het eerste kwartaal van 2003 zal het het Electronic Filing System steedsverder uitgebreid worden. Zo is fase 2 (juli 2001) bijvoorbeeld de communicatievia een gesloten EDI-netwerk omgezet in een via het Internet lopende web-applicatie. De verdere uitbreidingen betreffen in de verschillende fasen enerzijds de functionaliteit en anderzijds de toevoeging van juridische domeinen  (bijvoorbeeld familierecht-echtscheidingszaken in het vierde kwartaal van 2002, fase 4b). Als sluitstuk(de laatste fase begin 2003) zal er niet langer meer gewerkt worden met twee databanken(één voor de elektronische documenten en één voor de geïndexeerde papierendocumenten), maar zal er slechts één databank zijn met daarin uitsluitend elektronische stukken.

 

Door de invoering van het Electronic Filing System behoren een aantal problemen verwant aan papieren gegevensstromen tot het verleden, zoals zoekgeraakte dossiers, het lastig kunnen traceren van relevantie informatie en de steeds grotere behoefte aan ruimte om de papieren dossiers op te slaan.

LawNet en de nieuwste ontwikkelingen

LawNet kan gezien worden als een soortoverheid.nl. Hierin zijn alle beschikbare elektronische juridische bronnen geïntegreerd. In 1990 begon LawNet met de ontsluiting van wetgeving. Op dit moment is er in LawNet behalve de boven beschreven toepassingen van de rechterlijke macht onder andere een module waarmee registers kunnen worden geraadpleegd (bijv. KvK) en wordt voor juridische onderzoekers relevantmateriaal (Legal Workbench) beschikbaar gesteld.

 

Sinds juli 2001 is er behalve een binnen het Supreme Court gebruikt LAN ook de mogelijkheid voor rechters om van huis uit toegang tot dit netwerk te krijgen. Daarnaast is er een Wireless LAN geïnstalleerd, waardoor op elke willekeurige plek in het Supreme Court de rechters via hun laptop het LAN opkunnen.

In augustus 2001 is de Mobile InformationService van start gegaan. Via de mobiele telefoon (SMS) kan informatie overonder meer rechters en zittingen worden verkregen.

 

 Afbeelding 3 – Mobile Information Services

 

Sinds februari 2002 kunnen advocaten ook via een breedband netwerk en videofoon verzoekschriften indienen en anderszins relevante informatie uitwisselen met de gerechten.

In april 2002, tenslotte, wordt de opleidingvan de staf mede via e-learning verzorgd.

Slotopmerkingen

De succesvolle invoering van IT binnen de rechterlijke macht van Singapore is om verschillende redenen boeiend.

In de eerste plaats werd er eind jaren 80vrijwel geen gebruik van IT gemaakt en lag Singapore op dit punt dus ver achterop Nederland. Nu, begin 21^ste eeuw, is een vergaande mate van IT-gebruik gerealiseerd en is de situatie dus volledig omgedraaid: Nederland ligt achter op Singapore. Eenvoudige toepassingen als het via internet kunnen raadplegen van zaaksinformatie en het indienen van stukken zou ook in Nederland moeten kunnen. Het is daarom te betreuren dat met de recente herziening van het Wetboek van Rechtsvordering er geen rekening is gehouden met de mogelijkheid stukken elektronisch in te dienen en uit te wisselen.

In de tweede plaats illustreert de succesvolle invoer van IT hoe belangrijk het is dit geleidelijk te doen en in eerste instantie op vrijwillige basis. Daarnaast wordt het belang getoond van het bij de ontwikkeling betrekken van de beoogde gebruikers.

Tenslotte, de belangstelling van juristen voor het gebruik van IT kan via een Proeflokaal ICT-achtige setting zeker gewekt worden.

Het is onmiskenbaar praktischer in computers opgemaakte documenten niet eerst te hoeven printen en vermenigvuldigen alvorens deze aan anderen (rechtbanken, tegenpartijen) te doen toekomen. Of vervolgens de ontvanger kiest voor papieren versies van de documenten is zijn keus, dit doet niet af aan het belang de mogelijkheid informatie elektronisch te kunnen ontvangen en versturen. Net als in Singapore het geval was, is ook in Nederlandeen cultuuromslag noodzakelijk. Ik beweer niet dat de Nederlandse rechterlijkemacht precies zo moet worden ingericht als de Singaporese, maar wel dat de mogelijkheid om IT te gebruiken zal moeten toenemen. Niet alleen wat betreft de verstrekking van informatie, zoals nu via het overigens belangwekkende Rechtspraak.nl gebeurt, maar ook wat betreft de hierboven genoemde mogelijkheid elektronisch gegevens uit te wisselen. Ook het kunnen horen van getuigen opafstand zou tot de standaardmogelijkheden moeten gaan behoren en het gebruikvan IT in de rechtszaal zou, zeker in complexe zaken (“one picture worth ten thousand words”) kunnen helpen bij het helder krijgen van de materie.

Niet allerhande IT-gebruik ineens invoeren,maar stukje bij beetje. Het is mijns inziens wel de hoogste tijd dat in Nederlandverdere stappen worden gezet.