Iedereen die vermoedt dat zijn persoonsgegevens in strijd met de privacywet, de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), worden verwerkt, mag een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). De AP zegt toe iedere klacht in behandeling te nemen. De manier waarop de AP dat doet verschilt per klacht, maar betrokkenen ontvangen altijd een reactie van de AP op hun klacht.
Prioriteitscriteria
De AP heeft vanaf 1 oktober 2018 nieuwe beleidsregels waarin zij toelicht hoe zij bij het behandelen van klachten haar onderzoekscapaciteit inzet. De AP merkt hierbij op dat “ze zich bij het behandelen van klachten primair richt op het bereiken van normconform gedrag. Daarbij stuurt de AP aan op een pragmatische benadering waarbij doeltreffendheid en efficiency een belangrijke rol spelen. Kan de AP in een specifiek geval normconform gedrag bijvoorbeeld al realiseren door telefonisch contact met de (vermeende) overtreder, dan zal de AP dat doen en kan een klacht daarmee worden afgedaan.”
Op grond van de AVG moet de AP in principe iedere klacht in behandeling nemen en de klager in kennis stellen van de voortgang en het resultaat van de klacht. Dit betekent echter niet dat de AP in elk geval een uitgebreid onderzoek moet gaan voeren. De AP kan bij het behandelen van klachten een afweging maken ten aanzien van de mate van intensiteit van het onderzoek dat op een klacht volgt. De AP voert daarom een prioriteringsbeleid dat inzichtelijk maakt waarom de AP sommige klachten niet aan een uitgebreider onderzoek onderwerpt.
Omdat de AP veel klachten ontvangt, is zij, gelet op haar beperkte middelen, niet steeds een nader onderzoek kunnen uitvoeren. Daarom toetst de AP in situaties waarin mogelijk sprake is van een overtreding, maar waarvoor naderonderzoek nodig is om de overtreding vast te stellen, eerst aan haar prioriteringscriteria. Dit zijn:
· Hoe schadelijk is de vermeende overtreding voor de betrokkene(n);
· Wat is de omvang van de bredere maatschappelijk betekenis van een eventueel optreden van de AP; en
· In hoeverre is de AP in staat doeltreffend en doelmatig op te treden.
Afhandeling van een klacht
De AP handelt een binnengekomen in principe als volgt af, zo valt te lezen op de website van de AP:
1. Wanneer we uw klacht hebben ontvangen krijgt u van ons een ontvangstbevestiging. Als u een klacht indient via het klachtenformulier krijgt u die direct. Als u een klacht indient per brief krijgt u binnen 7 dagen nadat wij uw klacht hebben ontvangen een ontvangstbevestiging.
2. Als we nog vragen hebben over uw klacht, voordat we de klacht in behandeling kunnen nemen, dan nemen we contact met u op.
3. Wij beoordelen uw klacht en gaan na of de AVG hierop van toepassing is. Een klacht moet bijvoorbeeld altijd gaan over een verwerking van uw eigen persoonsgegevens. En er moet sprake zijn van een mogelijke overtreding van de privacywetgeving. Ook gaan we na of u uw klacht zelf al bij de organisatie heeft ingediend. Wij vragen u om uw klacht bij voorkeur schriftelijk bij de organisatie in te dienen.
4. Vervolgens kijken we wat de beste aanpak is voor uw klacht. Dat kan op verschillende manieren. We kunnen bijvoorbeeld telefonisch contact opnemen met de organisatie waar uw klacht over gaat. Maar het kan ook nodig zijn om een uitgebreider onderzoek te doen.
5. Is uitgebreider onderzoek nodig naar uw klacht? Dan kijken we eerst of uw klacht voldoet aan onze prioriteringscriteria. Dat betekent dat we afwegen hoe schadelijk de mogelijke overtreding is, hoe groot het maatschappelijk belang is en of we de mogelijke overtreding snel en effectief kunnen beëindigen.
6. Wij informeren u altijd over de afhandeling van uw klacht. Als wij uw klacht niet binnen 3 maanden kunnen behandelen, dan krijgt u informatie over de voortgang van uw klacht. Als de AP uw klacht niet kan behandelen, verwijzen wij u zo mogelijk door.
7. We publiceren niet over iedere klacht. Als we uitgebreid onderzoek hebben gedaan, kunnen we de resultaten hiervan op onze website publiceren. We doen dat zonder uw naam bekend te maken.
