De Autoriteit Persoonsgegevens (hierna “AP”) heeft enkele do’s & don’ts op een rijtje gezet als het gaat om het opslaan van medische dossiers van werknemers in verzuimsystemen. De AP wordt namelijk regelmatig geconfronteerd met de vraag waar een bedrijfsarts of arbodienst medische dossiers van werknemers dient op te slaan: het systeem van de werkgever, of een extern verzuimsysteem dat de werkgever heeft opgeslagen?
Verzuimsysteem van de werkgever zelf
Volgens de AP mag een bedrijfsarts of arbodienst geen medische dossiers opslaan in een verzuimsysteem dat de werkgever zelf beheert. De reden daarvoor is dat de werkgever geen medische dossiers over de gezondheid van de werknemers in het bedrijf mag verwerken.
Verzuimsysteem dat werkgever uitkiest
De werkgever mag een bedrijfsarts of arbodienst wel vragen om de medische dossiers op te slaan in een verzuimsysteem dat hij zelf ook gebruikt, zolang dit systeem maar door een externe partij wordt beheerd.
Op grond van de wet bescherming persoonsgegevens moet de bedrijfsarts of arbodienst, als verantwoordelijke, een bewerkersovereenkomst hebben gesloten met de (externe) beheerder van het verzuimsysteem voor het beheer van de medische dossiers van werknemers. In die overeenkomst moet in ieder geval worden afgesproken dat alleen de bedrijfsarts of arbodienst toegang kan krijgen tot de medische dossiers en dus niet (ook) de werkgever.
Daarnaast moest de werkgever ervoor zorgen dat de werknemers, op verzoek, inzage kunnen krijgen in hun medisch dossier. Daarvoor dient de werkgever de contactgegevens van de bedrijfsarts of arbodienst aan de werknemers door te geven.
Welke gegevens mag een werkgever over een zieke werknemer vastleggen?
Dat werkgever geen medische gegevens over hun werknemers mogen verwerken betekent niet dat ze ook geen verzuimgegevens over de werknemers mogen bijhouden (en dus opslaan in een intern of extern systeem). Volgens de AP mogen werkgevers wel gegevens over ziekteverzuim registreren (hoe vaak en hoe lang is een werknemer ziek) zodat de werkgevers loon kunnen doorbetalen in geval van ziekte. Ten tweede kan het voor een werkgever van belang zijn om verzuimoverzichten te hebben om (bijvoorbeeld) te kijken of de oorzaak van veelvuldig of langdurig ziekteverzuim binnen de organisatie ligt.
Medische gegevens, gegevens over de ziekte of medicijngebruik van een werknemer, mogen in beginsel niet verwerkt worden door een werkgever. Alleen in uitzonderlijke gevallen is dit toegestaan, bijvoorbeeld wanneer een werknemer epilepsie heeft en de collega’s hiervan op de hoogte dienen te zijn, zodat ze weten hoe ze moeten handelen in geval van een aanval. Een werkgever mag een werknemer daarnaast wel vragen aan een werknemer om aan de bedrijfsarts te melden of er sprake is van medicijngebruik die van invloed kan zijn op de veiligheid, bijvoorbeeld medicijnen die de rijvaardigheid van de werknemer beïnvloeden.
