Organisaties die, in de loop naar de Algemene verordening gegevensbescherming (“AVG”), een functionaris voor gegevensbescherming (“FG”) moeten hun FG middels een nieuw webformulier aanmelden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (“AP”). De AP wil bijvoorbeeld weten of er sprake is van een verplichte dan wel een vrijwillige FG. Ook wil de AP het eenvoudiger maken om een FG aan te melden. Ook organisaties die al eerder hun FG hadden aangemeld bij de AP moeten dat daarom opnieuw doen. FG-aanmeldingen die niet via het nieuwe online aanmeldingsformulier zijn gedaan, komen na 25 mei 2018 te vervallen, meldt de AP in een nieuwsbericht. Dit geldt ook voor aanmeldingen die recent zijn gedaan.
Onder de AVG zijn bepaalde verantwoordelijken en verwerkers verplicht een FG aan te wijzen. Dit geldt voor overheidsinstanties en -organen (ongeacht de door hen verwerkte gegevens) en voor andere organisaties die – als een van hun kerntaken – stelselmatig en op grote schaal personen observeren of op grote schaal bepaalde categorieën persoonsgegevens verwerken. Voorbeelden van observatie zijn onder andere: het exploiteren van een telecommunicatienetwerk; het bieden van telecommunicatiediensten; e-mail retargeting; profilering en beoordeling voor risicoanalyse (bijv. voor kredietbeoordeling, het bepalen van verzekeringspremies, fraudepreventie, het detecteren van witwaspraktijken); lokalisering met bijvoorbeeld mobiele apps; klantenkaarten; advertenties op basis van internetgedrag; het controleren van het welzijn, de conditie en de gezondheid door draagbare apparaten; beveiligingscamera’s; verbonden apparatuur zoals slimme meters, smart cars, smart homes enz.
Ook waar de AVG het aanstellen van een FG niet specifiek verplicht stelt, kan het voor sommige organisaties zinvol zijn vrijwillig een FG aan te wijzen. at is bijvoorbeeld aan te raden voor bedrijven die overheidstaken uitvoeren zoals energiebedrijven, woningcorporaties en openbaarvervoerbedrijven. Dat is volgens de AP bijvoorbeeld aan te raden voor bedrijven die overheidstaken uitvoeren zoals energiebedrijven, woningcorporaties en openbaarvervoerbedrijven. Voor de vrijwillig aangestelde FG gelden dezelfde regels als voor de verplichte FG. Ook een vrijwillig aangestelde FG moet bij de AP worden aangemeld via het aanmeldingsformulier.
