Om Koninklijke Horeca Nederland (KHN) behulpzaam te zijn bij het informeren van de daarbij aangesloten hotels heeft het CBP een brief gestuurd over de juiste invulling van de wettelijke registratieverplichtingen. Hotels moeten hun gasten op een duidelijke manier informeren over de gegevens die zij van hen registreren. Daarbij is er verschil tussen de persoonsgegevens die de hotels verplicht zijn te noteren en gegevens die zij willen gebruiken voor direct marketing.
Artikel 438 van het Wetboek van Strafrecht bepaalt dat de houder van een nachtverblijf bij aankomst van een gast om een geldig reisdocument of identiteitsbewijs vraagt en de naam, beroep, woonplaats en dag van aankomst van de gast noteert. De dag van vertrek moet eveneens worden genoteerd. Het register moet op aanvraag worden getoond aan de burgemeester of een door deze aangewezen ambtenaar.
Het is niet verplicht een kopie of scan te maken van het paspoort of id-bewijs en ook niet om andere persoonsgegevens daaruit over te schrijven, zoals het burgerservicenummer. Beide handelingen zijn in strijd met de Wet bescherming persoonsgegevens, omdat zij niet nodig zijn voor het kunnen identificeren van een hotelgast. Schijnbaar is het beroep van de hotelgast wel nodig ter indentificatie.
Als de hotels zelf om commerciële redenen aan hun gasten extra gegevens willen vragen, zoals adres, telefoon of e-mailadres en de contactgegevens van medereizigers, dan moeten zij duidelijk maken dat het verstrekken van deze gegevens altijd vrijwillig is. Het is niet genoeg om met een sterretje in een veld aan te geven dat invullen ervan facultatief is. Het hotel moet ook adequate informatie geven over wat er met die gegevens gebeurt en tot wie de gast zich moet wenden bij vragen daarover.
